"Always Default to Action" – Nguyên tắc then chốt trong quản lý dự án hiệu quả

Trong lĩnh vực quản lý dự án chuyên nghiệp (PMP), một nguyên tắc hành động cực kỳ quan trọng – nhưng thường bị đánh giá thấp – là: "Always default to action", tạm dịch là "Luôn ưu tiên hành động".

Ý nghĩa của nguyên tắc

“Always default to action” không có nghĩa là hành động một cách mù quáng. Nó mang hàm ý rằng khi đối mặt với sự thiếu rõ ràng hoặc chưa có chỉ đạo đầy đủ, người quản lý dự án (hoặc thành viên nhóm) nên chủ động tìm hướng để tiến lên, thay vì dừng lại chờ đợi.

Nguyên tắc này đề cao tư duy chủ động, tinh thần trách nhiệm và năng lực tự phán đoán – những phẩm chất rất quan trọng trong môi trường dự án đầy biến động.

Tình huống minh họa theo ngữ cảnh PMP

Giả sử một dự án đang chạy có 3 hạng mục công việc, trong đó 2 hạng mục đã có kế hoạch rõ ràng, còn 1 hạng mục – dù là ưu tiên cao – vẫn đang chờ quyết định từ khách hàng.

• Executive A chọn chủ động bắt đầu hạng mục thấp hơn nhưng khả thi ngay bây giờ.
• Executive B thì không làm gì, vì “công việc ưu tiên chưa sẵn sàng”.

Rõ ràng, Executive A đang áp dụng nguyên tắc “default to action”. Dù chưa thể xử lý việc quan trọng nhất, họ không để thời gian chết, mà dùng thời gian đó để tiến hành những gì có thể kiểm soát và mang lại giá trị.

Trong khi đó, Executive B chọn "chờ chỉ đạo" – một lựa chọn có thể khiến dự án chậm tiến độ nếu kéo dài.

Vì sao nguyên tắc này quan trọng trong quản lý dự án?

Trong thực tế, rất hiếm khi mọi thông tin đều đầy đủ trước khi ra quyết định. Quản lý dự án giỏi không phải là người chờ thông tin hoàn hảo, mà là người biết hành động có tính toán trong điều kiện thiếu chắc chắn.

Áp dụng nguyên tắc “Always default to action” giúp:

• Giảm thời gian chờ đợi không cần thiết.
• Giữ động lực nhóm luôn ở trạng thái tích cực.
• Tận dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có.
• Gỡ nút thắt sớm thay vì để dồn việc về cuối.

Khi nào KHÔNG nên default to action?

Dĩ nhiên, không phải lúc nào hành động ngay cũng là tốt. Người quản lý dự án cần phân biệt rõ:

• Hành động khi có đủ dữ liệu nền để tránh sai lầm nghiêm trọng.
• Không "default to action" nếu hành động có thể gây vi phạm pháp lý, rủi ro an toàn, hay xung đột với stakeholder.

Tóm lại, “Always default to action” không phải là “luôn làm cho có”, mà là “luôn tìm hướng tiến về phía trước một cách chủ động và có trách nhiệm”.

Kết luận

Trong thế giới dự án, đặc biệt là trong các mô hình Agile hoặc các môi trường nhiều biến động, “Always default to action” là kim chỉ nam giúp người quản lý và cả đội nhóm không bị tê liệt trong sự mơ hồ. Đây là phẩm chất giúp phân biệt giữa người chờ đợi mệnh lệnh và người lãnh đạo bằng hành động.