Tác dụng khi sử dụng công cụ quản lý dự án trong doanh nghiệp?

Thứ nhất, giúp kiểm soát chi tiết tiến độ làm việc của từng dự án. Thứ hai, thúc đẩy mỗi cá nhân chủ động trong công việc. Thứ ba, gia tăng sự tương tác giữa các thành viên, bộ phận qua từng dự án.

Thứ hai, việc sở hữu một phần mềm quản lý tiến độ dự án sẽ mang lại rất nhiều tác dụng cho doanh nghiệp, không những về mặt kinh tế mà còn hình thành tính tự giác, chủ động làm việc của nhân viên, giúp quản lý toàn bộ quy trình vận hành. Cụ thể như sau:

• Giúp kiểm soát chi tiết tiến độ làm việc của từng dự án thông qua một hệ thống lớn, giảm thiểu tối đa tình trạng thiếu sót, lẫn lộn thông tin.
• Thúc đẩy mỗi cá nhân chủ động trong công việc thông qua tính năng lên kế hoạch, thời gian bắt đầu và hoàn thành, mục tiêu cụ thể,… có sẵn trong phần mềm.
• Gia tăng sự tương tác giữa các thành viên, bộ phận qua từng dự án. Hình thành một quy trình cụ thể để bám sát trong quá trình làm việc. Việc chuyển hoặc nhận thông tin được tự động hóa và thông báo liên tục để tránh tình trạng bỏ sót.
• Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân viên chính xác và từ đó có các đề xuất thưởng, thăng chức,…
• Tiết kiệm tối đa chi phí và nhân sự.
• Các phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi thông tin cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả nhằm gia tăng sự tương tác cũng như trao đổi giữa họ với nhà quản lý.
• Tính năng thiết lập thời gian giúp kiểm soát nhân viên hoàn thành đúng tiến độ ở từng khâu làm việc.
• Hỗ trợ chức năng theo dõi từ xa, cập nhật liên tục thông tin của những cuộc họp, bình luận dự án mọi lúc mọi nơi.
• Phần mềm giúp các nhà quản trị có thể đăng tải những tài liệu, thông tin lên hệ thống lưu trữ một cách nhanh chóng mà không cần thông qua bất kỳ ứng dụng nào.
• Công cụ có tính năng phân cấp/ phân quyền rõ ràng. Từng thành viên sẽ nắm được vai trò và nhiệm vụ của mình ở các dự án khác nhau, từ đó có thể theo dõi và hoàn thành kịp tiến độ.
• Nhà quản trị dự án có thể dễ dàng điều chỉnh những thay đổi ngay trên hệ thống chính.
• Thông báo mới luôn được đăng tải, cập nhật một cách nhanh chóng và kịp thời để mọi người cùng nắm rõ.
• Chức năng quản lý nguồn tài nguyên, phân chia công việc, số lượng nhân sự tham gia giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa ngân sách.
• Các mô hình phần mềm quản lý thời gian giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc của dự án, tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày càng phát triển đi lên.

Phần mềm quản lý công việc tạo ra sự thích ứng linh hoạt cho doanh nghiệp, chống bệnh quan liêu, trì hoãn

Quản lý công việc cũng khó như quản lý thời gian. Hai đại lượng luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau.

Một tổ chức càng tinh gọn, linh hoạt, thì mục tiêu càng dễ đạt được. Mọi biến cố đều đều có được giảm nhẹ nhờ thích ứng linh hoạt, uyển chuyển.