1. Bối cảnh dự án

Công ty TransLogix – một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ (SME) tại Đông Nam Á – đối mặt với những thách thức nghiêm trọng trong việc quản lý vận hành. Các bộ phận kho, vận tải, điều độ, tài chính và chăm sóc khách hàng đang hoạt động rời rạc, sử dụng phần mềm kế toán truyền thống và Excel.

Để nâng cao năng lực cạnh tranh và số hóa quy trình, ban giám đốc quyết định triển khai hệ thống ERP Odoo – mã nguồn mở, linh hoạt, phù hợp với ngân sách và quy mô của công ty.

2. Mục tiêu dự án

• Tích hợp toàn bộ quy trình từ kho, vận tải, kế toán đến chăm sóc khách hàng trên nền tảng Odoo.
• Rút ngắn thời gian giao hàng 15%.
• Tăng độ chính xác dữ liệu kho lên 95%.
• Giảm 30% chi phí vận hành nhờ tự động hóa quy trình.

3. Ứng dụng 5 nhóm quy trình quản lý dự án theo PMP

Dựa theo chuẩn PMBOK Guide, dự án được triển khai qua 5 nhóm quy trình chính:

3.1. Initiating – Khởi xướng dự án

• Business Case & Project Charter: Tài liệu nêu rõ ROI mong đợi, vấn đề hiện tại, và lý do chọn Odoo (so sánh với SAP và Oracle NetSuite).
• Stakeholder Identification: Xác định rõ các bên liên quan: CEO (project sponsor), quản lý kho, kế toán trưởng, trưởng phòng IT, đội Odoo triển khai.

3.2. Planning – Hoạch định

• Scope Management: Tạo WBS (Work Breakdown Structure) cho các phân hệ: Kho, Vận tải, Kế toán, CRM.
• Schedule & Cost Planning: Gantt chart phân chia 6 tháng, chia 3 giai đoạn chính: Discovery → Configuration → UAT.
• Risk Management:
  • Rủi ro: Không đủ dữ liệu chuẩn hóa.
  • Biện pháp: Áp dụng “Data Cleaning Sprint” trước khi triển khai chính thức.

3.3. Executing – Triển khai

• Agile Hybrid: Dự án dùng mô hình Agile-PMP hybrid. Mỗi phân hệ triển khai theo sprint 2 tuần, vẫn đảm bảo milestone theo PMP.
• Change Management:
  • Đào tạo từng vai trò cụ thể thay vì “đào tạo đại trà”.
  • Áp dụng mô hình ADKAR (Awareness - Desire - Knowledge - Ability - Reinforcement) từ Prosci.

3.4. Monitoring & Controlling – Giám sát và kiểm soát

• KPI Real-time Dashboard trong Odoo theo dõi: % task hoàn thành, tỷ lệ test pass, thời gian downtime.
• Change Request: Dùng mô hình “CCB – Change Control Board” để xử lý mọi yêu cầu thay đổi về tính năng (chống “scope creep”).
• Earned Value Management (EVM):
  • CPI = 0.97 cho thấy chi phí tiệm cận ngân sách.
  • SPI = 1.02 thể hiện tiến độ đạt kế hoạch.

3.5. Closing – Kết thúc dự án

• Lessons Learned Workshop với các nhóm.
• Chuyển giao mã nguồn, tài liệu kỹ thuật và SOP cho đội IT nội bộ.
• Thực hiện post-go-live support trong 60 ngày, với mô hình support 3 cấp.

4. Kết quả đạt được

5. Bài học kinh nghiệm

• Không quản lý ERP như một dự án CNTT thuần túy – đây là dự án thay đổi vận hành doanh nghiệp.
• Thành công nằm ở quy trình và con người, không chỉ phần mềm.
• Kết hợp linh hoạt PMP với Agile giúp kiểm soát được thời gian, đồng thời tăng tính phản hồi của người dùng cuối.

6. Kết luận

Dự án triển khai Odoo của TransLogix cho thấy: PMP không chỉ là lý thuyết quản lý, mà là kim chỉ nam thực tiễn cho những dự án ERP phức tạp – đặc biệt trong lĩnh vực logistics, nơi có sự giao thoa giữa vận hành thực địa và dữ liệu số hóa.