Quản trị thời gian (Time Management)
Last updated: July 15, 2025 Xem trên toàn màn hình
Recommended for you
- 11 May 2021
Khác nhau giữa Padding và Buffer trong quản lý rủi ro dự án 769 - 01 Jan 2024 Tổng hợp 25 quy luật quan trọng trong quản lý dự án 469
- 01 Aug 2021 Hiện tượng Gold plating (mạ vàng) là gì? Tại sao có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng dự án? 328
- 08 Aug 2023 Mất kiểm soát phạm vi dự án (Scope Creep) và hiệu ứng quả cầu tuyết (snowball) 211
- 12 Jan 2024 Tư duy hệ thống trong Quản Lý Dự Án diễn ra như thế nào? 196
- 24 Jun 2020 PMP - Quản lý dự án quốc tế chuyên nghiệp 187
- 30 Aug 2023 Critical Path là gì? Tại sao nói Critical Path là con đường "long mạch" của dự án? 62
Quản trị thời gian trong PMP: Không chỉ là chuyện đúng deadline!
Trong quản lý dự án, Time Management không đơn thuần là kiểm soát tiến độ ám ảnh đội nhóm (deadline hell) mà là nghệ thuật phân bổ thời gian hiệu quả cho từng giai đoạn dự án — từ lập kế hoạch đến kiểm soát tiến độ.
Theo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), quản trị thời gian gồm 6 bước chính:
- Plan Schedule Management – Xây dựng chiến lược kiểm soát lịch trình.
- Define Activities – Phân rã công việc thành các hoạt động cụ thể.
- Sequence Activities – Sắp xếp thứ tự các công việc.
- Estimate Activity Durations – Ước lượng thời gian từng hoạt động.
- Develop Schedule – Lập lịch trình tổng thể dự án.
- Control Schedule – Giám sát, cập nhật và điều chỉnh tiến độ.
- Sử dụng Critical Path Method (CPM) để xác định các công việc không thể trễ hạn.
- Áp dụng Buffer time để đối phó rủi ro.
- Ghi nhớ rằng: Dự án chậm là dự án đắt – thời gian là tiền bạc!
- Nguyên tắc 80/20 (Pareto): Tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất mang lại 80% kết quả.
- Phương pháp Eisenhower (khẩn cấp/quan trọng): Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
- Phương pháp Pomodoro: Chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng thời gian tập trung xen kẽ với thời gian nghỉ ngơi.
Ứng dụng các công cụ và phần mềm quản lý thời gian: Sử dụng các ứng dụng như Google Calendar, Todoist, Trello, v.v. để hỗ trợ việc lập kế hoạch và theo dõi công việc.
Tạm Kết
Quản trị thời gian không chỉ giúp “chạy kịp deadline” mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong việc triển khai dự án đúng hạn, đúng ngân sách, đúng chất lượng.
🧠FAQ - Hỏi đáp
Time Management có phải là Schedule Management không? Khác nhau thế nào?
Trong PMP (Project Management Professional), Time Management và Schedule Management không hoàn toàn giống nhau, dù chúng có liên quan mật thiết.
Trước đây, theo phiên bản cũ của PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – ví dụ như PMBOK Guide 5th Edition, Time Management là tên của một Knowledge Area.
Time Management tập trung vào việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, bao gồm các quy trình như:
- Xác định công việc cần làm (Define Activities)
- Xác định trình tự công việc (Sequence Activities)
- Ước lượng thời gian (Estimate Durations)
- Lập lịch trình (Develop Schedule)
- Kiểm soát tiến độ (Control Schedule)
Từ PMBOK Guide 6th Edition trở đi, PMI đã đổi tên “Time Management” thành “Schedule Management” để phản ánh đúng bản chất công việc:
- "Time" mang tính trừu tượng, chung chung
- "Schedule" cụ thể hơn, đề cập đến việc lập, thực hiện và kiểm soát lịch trình công việc thực tế của dự án
- Schedule Management chính là phiên bản cải tiến của Time Management trước đây, bao gồm 6 quy trình:
| STT | Quy trình thuộc Schedule Management | Nhóm quy trình |
|---|---|---|
| 1 | Plan Schedule Management | Planning |
| 2 | Define Activities | Planning |
| 3 | Sequence Activities | Planning |
| 4 | Estimate Activity Durations | Planning |
| 5 | Develop Schedule | Planning |
| 6 | Control Schedule | Monitoring & Controlling |
Vậy sự khác nhau cốt lõi là gì?
| Tiêu chí | Time Management (cũ) | Schedule Management (mới) |
|---|---|---|
| PMBOK phiên bản | Trước bản 6 (5 trở về trước) | Bắt đầu từ PMBOK 6 |
| Mục tiêu trọng tâm | Quản lý thời gian nói chung | Quản lý lịch trình dự án cụ thể |
| Ngữ nghĩa | Trừu tượng hơn | Rõ ràng, dễ đo lường hơn |
| Nội dung chính | Tương tự nhau (6 quy trình) | Tương tự nhưng cập nhật thuật ngữ và phương pháp hiện đại hơn |
Tóm lại: Trong PMP hiện đại, Schedule Management chính là Time Management được cập nhật – tập trung vào việc lập kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh lịch trình cụ thể của các hoạt động trong dự án.
Nếu bạn đang học hoặc thi PMP theo PMBOK Guide 6 hoặc 7, hãy dùng thuật ngữ “Schedule Management” cho đúng chuẩn mới nhất.
Trong PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments – Vương quốc Anh), thuật ngữ “Time Management” có tên là gì?
PRINCE2 không dùng thuật ngữ “Time Management” như trong PMP. Thay vào đó, nó xử lý thời gian qua nhiều khía cạnh và cấu trúc riêng:
PRINCE2 không có “Time Management” mà có:
| Thành phần PRINCE2 | Liên quan đến Time Management |
|---|---|
| Plans Theme | Chủ đề “Lập kế hoạch” bao gồm lập tiến độ, phân phối sản phẩm theo thời gian |
| Controlling a Stage | Kiểm soát từng giai đoạn theo timeline đã lập |
| Managing Product Delivery | Đảm bảo các deliverables đúng tiến độ |
| Managing Stage Boundaries | Đánh giá lại kế hoạch, thời gian khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo |
| Project Plan, Stage Plan, Team Plan | Các cấp độ kế hoạch thời gian cụ thể |
Tóm lại: PRINCE2 xem quản lý thời gian như một phần trong việc lập và kiểm soát kế hoạch (Plans Theme), không tách riêng như một Knowledge Area.
Trong Agile (Scrum, Kanban), “Time Management” được hiểu như thế nào?
Agile không dùng “Time Management” hay “Schedule Management” theo cách truyền thống.
Tuy nhiên, thời gian được quản lý bằng các khái niệm linh hoạt hơn như:
- Time-boxing: Ví dụ Sprint dài 2-4 tuần – không kéo dài. Nếu công việc còn tồn đọng, sẽ được đội ngũ Scrum Team phân tích đánh giá trước khi quyết định có kết chuyển (forward) sang sprint tiếp theo.
- Burndown Chart: Theo dõi khối lượng công việc (tiêu hao) theo thời gian
- Kanban WIP Limits: Giới hạn số lượng công việc trong cùng một giai đoạn để đảm bảo luồng đều
Trong ISO 21500 / ISO 10006, “Time Management” được hiểu như thế nào?
ISO về quản lý dự án gọi phần này là: “Time schedule processes” hoặc “Schedule management”
Tổng hợp lại, chúng ta có terminology mapping như sau:
| Phương pháp | Tên gọi / Cách tiếp cận Time Management |
|---|---|
| PMBOK 5 | Time Management (truyền thống) |
| PMBOK 6 trở đi | Schedule Management (hiện đại hơn) |
| PRINCE2 | Không có Time Management; xử lý qua Plans Theme & quy trình kiểm soát giai đoạn |
| Agile/Scrum | Time-boxing, Sprint, Burndown Chart (quản lý linh hoạt) |
| ISO 21500 | Time schedule processes |
Phạm Đình Trường
Chuyên gia PMP và Trưởng phòng quản lý dự án TIGO PMO
Khám phá thêm các chủ đề sau
Đọc thêm: Hướng dẫn hợp tác viết bài (guest blogging)
Các chủ đề được quan tâm nhiều nhất
CHIA SẺ BÀI VIẾT
