Mất kiểm soát phạm vi dự án

​​​​​​Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia:

Mất kiểm soát phạm vi dự án trong quản lý dự án được hiểu là sự mất kiểm soát về sự thay đổi hoặc sự tiếp tục phát triển về quy mô dự án. Hiện tượng này xảy ra khi phạm vi dự án không được xác định, định nghĩa và kiểm soát rõ ràng. Việc này thường có khuynh hướng dẫn tới xảy ra các tiêu cực vì vậy cần phải tránh.

Nếu ngân sách và lịch trình tăng theo cùng với phạm vi dự án, sự thay đổi này thường được xem là sự mở rộng có thể chấp nhận được với dự án, khi đó thuật ngữ mất kiểm soát phạm vi dự án không được dùng.

Mất kiểm soát phạm vi dự án thường do các nguyên nhân chủ yếu như sau:

• Thiếu cơ chế thay đổi. Các dự án không có cơ chế được xác định rõ ràng cho phép thực hiện các thay đổi và thực hiện phản hồi dễ bị leo thang phạm vi hơn nhiều so với các dự án quản lý thay đổi một cách hiệu quả và có phương pháp.Thiếu nhận thức đúng đắn về các mục tiêu cần cho dự án.
• Thiếu nhận thức đúng đắn về các mục tiêu cần cho dự án.
• Sự không trung thực của khách hàng với một chính sách xác định "giá trị miễn phí".
• Người quản lý dự án hoặc người đỡ đầu dự án yếu kém.
• Giao tiếp không đầy đủ giữa các bên có liên quan đến dự án.
• Cố gắng làm hài lòng một số bên liên quan (stakeholder).

Được biết đến như một trong những cuốn sách tiêu chuẩn hàng đầu quốc tế về Quản lý dự án, PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) nhận diện scope creep khi có những tính năng hoặc chức năng được thêm vào dự án mà PM không giải quyết được những tác động của nó về mặt thời gian, chi phí, nguồn lực hoặc thậm chí không nhận được sự đồng ý của khách hàng. Hiện tượng này xảy ra khi phạm vi của dự án không được xác định, mô tả và kiểm soát đúng đắn. Nó là sự cố tiêu cực cần phải tránh.

Vậy Scope Creep là gì?

Scope Creep

Dự án trong trường hợp bị những yếu tố ko kiểm soát được về mặt thời gian và nguồn lực từ những thay đổi nhỏ rồi thành thay đổi lớn gọi là scope creep.

Trong PMP có một khái niệm liên quan đến quản lý Scope tệ. Đó là Scope Creep.

Bạn hãy tưởng tượng Scope Creep như một "Quả cầu tuyết", ban đầu rất nhỏ, nhưng càng lăn xuống nó lại càng lớn và không thể kiểm soát được.

Scope Creep có thể xuất phát từ:

• Sự lỏng lẻo trong quá trình quản lý thay đổi
• Việc thu thập thiếu thông tin từ của khách hàng trước khi thực hiện yêu cầu.
• Sự tham gia kém hiệu quả từ các bên liên quan (bao gồm khách hàng)
• Thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia.

Scope Creep được chia thành 02 nhóm:

• Kỹ thuật (Technical Scope Creep)
• Kinh doanh (Business Scope Creep)

Technical Scope Creep

Technical Scope Creep phát sinh khi nhóm dự án muốn làm hài lòng khách hàng và không có khả năng từ chối yêu cầu thay đổi của khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Việc thực hiện quá yêu cầu (gold plating), hay làm cái khách hàng không yêu cầu cũng có khả năng dẫn đến technical scope creep.

Ví dụ, trong đội dự án có một lập trình viên nghĩ ra một tính năng hiển thị các hình ảnh, menu trên trang chủ rất đẹp mắt. Vì sự sáng tạo này anh ta cần mất thêm 2 ngày để làm nó, trong khi PM không có yêu cầu cho việc tính năng này do khách hàng chưa cung cấp thiết kế. Mục tiêu quan trọng nhất của dự án lúc này là hoàn thiện chức năng thay vì thiết kế, và tính năng anh kỹ thuật kia thêm vào vô tình đã đi ngược với mục tiêu của dự án tại thời điểm đó. Dự án có khả năng thất bại vì vượt quá 02 ngày so với kế hoạch.

Business Scope Creep

Business Scope Creep xảy ra do các yếu tố bên ngoài vượt quá phạm vi quản lý của PM. Ví dụ, sự thay đổi liên tục trong xu hướng thị trường khiến cho những yêu cầu trước đó trở nên lỗi thời.