Một trong những điều khó khăn nhất trên đời là biết khi nào tiếp tục duy trì và khi nào nên thay đổi.

Kiên trì và can đảm là chìa khóa để đạt được thành công trong bất kì lĩnh vực nào. Nếu bạn muốn xây dựng một doanh nghiệp thành công hay học một kỹ năng mới, thế thì cụm từ "không được bỏ cuộc" có lẽ là đặc điểm quan trọng nhất để đạt được mọi thứ.

Người thành công thường xuyên từ bỏ nhiều thứ. Nếu cái gì đó không mang lại hiệu quả, người thông minh sẽ không lặp lại chúng. Họ sẽ thay đổi. Họ sẽ điều chỉnh. Họ sẽ xoay chuyển. Họ sẽ từ bỏ. Giống như câu nói: "Kẻ điên rồ đang làm đi làm lại cùng một việc hết lần này đến lần khác và mong chờ những kết quả khác nhau."

Vậy làm sao bạn biết khi nào cần từ bỏ và khi nào thì không? Một cách để trả lời câu hỏi này là sử dụng một nền tảng mà tôi gọi là Ba Cấp Độ Thất Bại:

3 cấp độ thất bại

Hệ thống này giúp bạn làm sáng tỏ mọi thứ bằng cách chia nhỏ thách thức theo ba cấp độ thất bại:

1. Cấp độ 1 là Thất bại Chiến Thuật (HOW – thất bại như thế nào). Chúng xảy ra khi bạn thất bại trong việc xây dựng các hệ thống mà quên đo đạc cẩn thận và lười đi vào chi tiết. Thất bại Chiến Thuật là thất bại trên một kế hoạch tốt và có tầm nhìn rõ ràng.

2. Cấp độ 2 là Thất bại Chiến Lược (WHAT – thất bại trong việc gì). Chúng xảy ra khi bạn theo đuổi một chiến lược và thất bại trong việc mang tới những kết quả bạn mong muốn. Bạn có thể biết rõ tại sao bạn làm những thứ này và bạn làm chúng như thế nào, nhưng vẫn thất bại khi chọn sai điều gì sẽ làm nó xảy ra.

3. Cấp độ 3 là Thất bại Tầm Nhìn (WHY – tại sao thất bại). Chúng xảy ra khi bạn không xác định một định hướng rõ ràng cho bản thân, theo đuổi tầm nhìn không phù hợp hoặc thậm chí thất bại trong việc tìm hiểu tại sao bạn lại làm những thứ này.

Cấp độ 1: Thất bại Chiến Thuật

Sam Carpenter lập một công ty nhỏ vào năm 1984. Sử dụng 5.000 USD làm tiền cọc, ông mua lại một doanh nghiệp đang gặp khó khăn ở Bend, Oregon và đổi tên thành Centratel.

Centratel cung cấp dịch vụ trả lời điện thoại 24/7 cho bác sĩ, bác sĩ thú y và các doanh nghiệp có nhu cầu mà không thể thuê nhân viên ngồi cố định tại chỗ. Khi mua doanh nghiệp này, Carpenter hy vọng rằng một ngày nào đó Centratel "sẽ là dịch vụ trả lời điện thoại chất lượng cao nhất nước Mỹ".

Mọi thứ không diễn ra như mong muốn, Carpenter chia sẻ: "Tôi sắp sửa mất cả khả năng chi trả và cả công ty. Nếu bạn có thể tưởng tượng cảnh suy sụp tinh thần, suy sụp thể chất, rồi nhân lên 10 lần, đó chính là những gì tôi trải qua. Đó là một khoảng thời gian kinh khủng."

Một buổi tối, Carpenter đã nhận ra vấn đề. Doanh nghiệp của ông đang gặp khó khăn vì thiếu hoàn toàn các hệ thống cần để đạt được hiệu suất tối ưu: "Chúng tôi đang có tất cả các loại vấn đề vì mọi người đều đang làm nó theo cách họ nghĩ là tốt nhất."

Carpenter lập luận rằng nếu ông có thể tối ưu hóa các hệ thống của mình, thì nhân viên của ông chỉ cần mỗi ngày tuân theo các ví dụ mẫu tốt nhất thay vì làm mọi thứ một cách hổ lốn như hiện tại. Ngay lập tức ông bắt đầu viết ra các quy trình trong doanh nghiệp: "Ví dụ, chúng tôi có một thủ tục 9 bước để trả lời điện thoại. Mọi người đều làm theo cách này, đó chắc chắn 100% là cách tốt nhất để thực hiện việc này."

Hai năm tiếp theo, Carpenter ghi chép và sửa đổi lại từng quy trình trong công ty. Làm sao để thực hiện buổi thuyết trình bán hàng. Làm sao để gửi một hóa đơn. Làm sao thanh toán hóa đơn của khách hàng. Làm sao xử lý bảng lương. Ông tạo một hướng dẫn sử dụng mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể lấy được và làm theo bất kỳ thủ tục nào trong công ty – từ hệ thống này sang hệ thống kia, từ bước này sang bước khác.

Chuyện gì sẽ xảy ra?

Thời gian làm việc của Carpenter giảm dần từ 100 giờ mỗi tuần xuống còn chưa tới 10 giờ mỗi tuần. Ông không còn cần quản lý mọi tình huống khẩn cấp nữa vì đã hướng dẫn nhân viên cho mỗi tình huống. Khi chất lượng công việc được cải tiến, Centratel tăng giá và biên lợi nhuận của công ty lên tới 40%.

Ngày nay, Centratel đã tăng lên gần 60 nhân viên và vừa mới kỷ niệm 30 năm hoạt động kinh doanh. Carpenter giờ chỉ còn làm việc 2 giờ mỗi tuần.

Có ba cách chủ yếu để khắc phục các thất bại chiến thuật.

1. Ghi chép lại qui trình của bạn

McDonald’s có trên 35,000 điểm bán trên toàn thế giới. Tại sao họ có thể tuyển và dùng ngay được các nhân viên mới trong khi vẫn hoạt động bình thường? Bởi vì họ có các hệ thống chuẩn xác đặt đúng chỗ cho mọi qui trình. Dù bạn có đang vận hành một doanh nghiệp, làm chủ một gia đình, hay quản lý cuộc đời bạn thì xây dựng các hệ thống là yếu tố then chốt để thành quả được lặp lại.

2. Đo các đầu ra

Nếu có gì đó quan trọng với bạn, hãy đo lường nó. Nếu bạn là một doanh nhân, hãy đo xem bạn có bao nhiêu cuộc gọi mua hàng mỗi ngày. Nếu bạn là một nhà văn, hãy đo xem bao lâu bạn xuất bản được một bài báo mới. Nếu bạn không bao giờ đo các kết quả của mình, làm sao bạn biết chiến thuật nào đang có hiệu quả?

3. Kiểm tra và điều chỉnh lại chiến thuật của bạn

Các chiến thuật từng vận hành tốt rồi cũng sẽ trở nên lỗi thời. Chiến thuật cũ vốn là một ý tưởng tồi tệ giờ có lẽ lại là ý tưởng đột phá. Bạn cần liên tục kiểm tra và cải thiện cách bạn xử lý công việc.

Cấp độ 2: Thất bại Chiến Lược

Vào tháng 3 năm 1999, Jeff Bezos thông báo Amazon muốn phát hành một dịch vụ mới gọi là Amazon Auctions để giúp mọi người bán "bất cứ thứ gì trực tuyến". Ý tưởng là tạo ra đối thủ có thể cạnh tranh với eBay. Bezos biết có hàng triệu người có hàng hóa muốn bán và ông muốn Amazon là nơi các giao dịch như thế diễn ra.

Greg Linden, kỹ sư phần mềm của Amazon thời điểm đó nhớ lại: "Đó là một nỗ lực cỡ Hercule. Mọi người khắp công ty đều bị lôi ra khỏi dự án của họ. Toàn bộ trang Auctions được xây dựng từ mớ hỗn độn. Nó được thiết kế, phát triển, kiểm thử và phát hành chỉ trong vòng 3 tháng."

Amazon Auctions là một thất bại ngoạn mục. Chỉ 6 tháng sau khi phát hành, ban lãnh đạo đã nhận ra dự án sẽ chẳng đi đến đâu. Tháng 9 năm 1999, họ phát hành một phiên bản mới với tên Amazon zShops. Phiên bản này cho phép bất kì ai đều có thể xây dựng một cửa hàng trực tuyến và bán hàng hóa thông qua Amazon.

Lại một lần nữa Amazon lạc lối. Cả Amazon Auctions và Amazon zShops giờ đều không còn hoạt động. Tháng 12 năm 2014, Bezos khẳng định đó là các dự án thất bại: "Tôi đã làm mất hàng tỷ USD tại Amazon.com. Thực sự là hàng tỷ USD."

Không hề sợ hãi, Amazon lại thử lại lần nữa với việc tạo ra một nền tảng cho các nhà bán lẻ bên thứ ba. Trong tháng 11 năm 2000, họ cho ra mắt Amazon Marketplace, cho phép bán các sản phẩm đã qua sử dụng trên Amazon. Marketplace thành công nhanh chóng. Năm 2015, Amazon Marketplace chiếm gần 50% trong tổng số 107 tỷ USD doanh số bán hàng của Amazon.com.

Thất bại Chiến Lược là bài toán Cái gì thất bại. Vào năm 1999, Amazon có một tầm nhìn rõ ràng "là một công ty hướng trọng tâm đến khách hàng nhất". Họ cũng là bậc thầy trong việc tạo ra những nền tảng mới, đó là lý do tại sao Amazon Auction có thể hoạt động chỉ trong 3 tháng. Tại sao và Như thế nào đã nắm được, nhưng Cái gì thì lại không biết.

Có 3 cách chủ yếu để khắc phục Thất bại Chiến Lược:

1. Phát hành thật nhanh chóng

Một số ý tưởng có hiệu quả tốt hơn nhiều các ý tưởng khác, nhưng chẳng ai biết liệu có thực sự tốt cho đến khi họ thử. Tất cả các kế hoạch, nghiên cứu, thiết kế chỉ là bước khởi đầu trên giấy. Khi thực thi nhanh thì bạn nhận được phản hồi về việc vận hành cũng nhanh hơn. Bạn có thể thấy Amazon triển khai 3 hệ thống lớn chỉ trong vòng 20 tháng.

2. Thực hiện với chi phí thấp

Thất bại với chi phí thấp sẽ làm tăng thành công vì điều đó giúp bạn có thể thử nghiệm thêm nhiều ý tưởng khác.

3. Kiểm tra lại thật nhanh

Các chiến lược có triển vọng đều cần được kiểm tra và điều chỉnh để phù hợp. Starbucks đã bán các máy nghiền cà phê và máy pha espresso suốt một thập kỷ trước khi mở các cửa hàng. Nintendo bán bài tú lơ khơ và máy quét chân không trước khi "đánh cắp" trái tim game thủ. Thay đổi chiến lược là chuyện bình thường. Đó thực ra là cách thế giới đang vận hành. Bạn phải tuân theo thôi.

Cấp độ 3: Thất bại Tầm Nhìn

Ralph Waldo Emerson sinh ra ở Massachusetts năm 1803. Bố ông là mục sư nhà thờ Unitarian, một người nổi tiếng trong cộng đồng Công Giáo bấy giờ. Giống như bố, Emerson tới Harvard và trở thành mục sư. Rồi ông tự thấy mình bất đồng quan điểm với nhiều giáo lý của nhà thờ sau vài năm làm việc.

Emerson rời khỏi nhà thờ năm 1832 và dành 1 năm sau đó đi du lịch khắp Châu Âu. Trở về Mỹ, Emerson thành lập Transcendental Club, là một nhóm các trí thức New England muốn trò chuyện về triết học, văn hóa, khoa học và cải tiến xã hội Mỹ.

Mối hoài nghi sâu sắc của Emerson về cuộc đời và giá trị của bản thân chính ông đã được củng cố trong các chuyến du lịch xuyên châu lục. Ông nhận ra khát vọng trở thành triết gia và nhà văn. Ông dành những năm tháng còn lại để theo đuổi những ý tưởng và viết các bài luận, cuốn sách vẫn còn giá trị tới tận ngày nay.

Thất bại tầm nhìn là bài toán Tại sao. Chúng xảy ra vì tầm nhìn hay mục tiêu của bạn cho những gì bạn muốn (cái tại sao của bạn) không ăn nhập gì với các hành động bạn làm.

Có 3 cách chủ yếu để khắc phục thất bại tầm nhìn:

1. Nắm bắt cuộc đời bạn

Nếu bạn không bao giờ xác định một tầm nhìn cho đời mình, bạn sẽ thường thấy chính mình đang sống theo giấc mơ của ai đó. Bạn muốn hoàn thành điều gì? Bạn muốn ngày tháng của bạn trôi qua thế nào? Tìm ra tầm nhìn cho đời mình không phải là công việc của ai đó khác. Nó chỉ có thể do chính bạn làm.

2. Quyết định những thứ không thể thương lượng được của bạn

Jeff Bezos từng nói: "Chúng tôi ngoan cố trong mục tiêu. Chúng tôi linh hoạt trong chi tiết." Nếu thứ không thể thương lượng được của Amazon là "trở thành công ty hướng tới khách hàng nhất", họ có thể mất hàng tỷ USD trong vụ Amazon Auctions và Amazon zShops nhưng vẫn chạm tới mục tiêu.

3. Hướng tới chủ nghĩa phê phán

Nếu bạn cam kết làm cho tầm nhìn của mình thành yếu tố không thể thương lượng được trong đời và không từ bỏ nó chỉ sau thử nghiệm đầu tiên, thế thì bạn phải sẵn lòng nhận những chỉ trích. Bạn không cần xin lỗi vì những gì mình yêu thích, nhưng bạn phải học cách đối phó với kẻ thù ghét.

Cấp độ thứ 4 của thất bại

Còn một cấp độ thứ 4 của thất bại chúng ta không nói ở đây: Thất bại Cơ Hội.

Đó là kiểu sai lầm WHO – Ai thất bại. Chúng xảy ra khi xã hội thất bại trong việc cung cấp cơ hội bình đẳng cho mọi người. Thất bại cơ hội là kết quả của nhiều yếu tố phức tạp: tuổi tác, chủng tộc, giới tính, thu nhập, giáo dục,...

Ví dụ, có hàng ngàn người cùng tuổi với tôi đang sống trong khu ổ chuột ở Ấn Độ hay Bangladesh, họ thông minh và tài năng hơn tôi, nhưng chúng tôi sống những cuộc đời rất khác nhau do các cơ hội hiện diện với chúng tôi khác nhau.

Cuối cùng hẳn là bạn không thể đi sai đường nữa. Chỉ là có cát bụi bay xung quanh bạn khiến bạn không thể nhìn thấy đường thôi. Hãy tìm ra chiến thuật và chiến lược đúng đắn – quét sạch bụi khỏi không khí – và bạn sẽ thấy tầm nhìn tự thân nó hiện ra rộng lớn chừng nào.

Nguồn: CafeBiz
Bản gốc: https://jamesclear.com/3-stages-of-failure